Dematerializzazione dei documenti: quali strumenti per la certificazione degli atti?

documenti online

Il concetto di dematerializzazione dei documenti è stato costantemente al centro della Riforma della Pubblica Amministrazione, tema caldo degli ultimi anni, come abbiamo potuto appurare in seguito alle ultime normative riguardanti, tra l’altro, la fatturazione nei confronti della PA.

Il ricorso alle moderne tecnologie ha portato a una progressiva eliminazione della carta, con introduzione del CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) già nel 2005, con menzione esplicita nell’art. 42. I vantaggi? L’eliminazione del cartaceo con l’informatizzazione dei processi ha permesso di semplificare i rapporti tra la Pubblica Amministrazione, le PMI e i cittadini, centrando l’obiettivo preliminare del piano di governo.

I processi di gestione cartacea dei documenti sono noti per essere costosi, per avere un forte impatto ambientale, per la poca trasparenza e per la sempre più difficile condivisione e archiviazione.

Entrando nel merito, il termine dematerializzazione dei documenti indica l’incremento progressivo della gestione documentale informatizzata in seno alla Pubblica Amministrazione, con sostituzione dei supporti tradizionali con il documento informatico. La dematerializzazione appare quindi come estensione degli strumenti ICT che riguarda il trattamento automatizzato dell’informazione.

Gli obiettivi principali della dematerializzazione sono due. Il primo riguarda l’abbattimento nella produzione di documentazione cartacea, che comporta gli svantaggi che abbiamo elencato sopra. Il secondo, invece, si pone l’obiettivo di eliminare i documenti cartacei già presenti negli archivi, sostituendoli con registrazioni informatiche e salvaguardando la documentazione che mantiene interesse storico-culturale.

La dematerializzazione dei documenti è assicurata dall’applicazione di tutti gli strumenti disponibili a comprovare l’autenticità dei documenti, unitamente a sistemi di classificazione che comprendono la conservazione e la selezione dei documenti informatici. Il Gruppo di lavoro interministeriale ha approvato una serie di strumenti atti alla dematerializzazione della documentazione amministrativa.

Tra questi, ricordiamo la protocollazione e la gestione documentale, la classificazione e la fascicolazione, la firma digitale (semplice o avanzata) e la posta elettronica certificata. Tutti questi strumenti concorrono alla corretta conservazione e trasmissione dei documenti informatici regolarmente certificati. In questa categoria s’inserisce anche la fatturazione elettronica, divenuta obbligatoria verso la Pubblica Amministrazione a partire dal 31 marzo scorso.

Tra l’altro, a partire dal 1° gennaio 2017, sarà altresì possibile scegliere il regime di fatturazione elettronica anche per le altre tipologie di contribuenti. La Delega Fiscale, infatti, renderà possibile usufruire della fattura elettronica anche tra privati, potendo contare, tra l’altro, su una serie di agevolazioni e semplificazioni fiscali (tra cui l’abolizione contestuale degli obblighi comunicativi, dello spesometro, delle operazioni realizzate con Paesi Black list, dell’elenco degli acquisti intracomunitari di beni e dell’elenco riepilogativo dei servizi intracomunitari ricevuti).

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *